При документальном оформлении разного рода трудовых отношений происходит образование многочисленных документов, которые имеют обобщающее наименование «кадровая документация», о чем подробно информирует ресурс http://smarthr.kz/ru/hr-outsourcing. Создавать и вести кадровую документацию подобает работодателям, что регламентируется нормативно-правовыми актами.
Главной функцией кадровой документации является юридическое оформление, наряду с закреплением трудовых отношений нанимателей и работников.
Любому юридическому лицу, осуществляющему хозяйственную деятельность, невзирая на правовую форму, необходимо осуществлять работу, связанную с оформлением, ведением, а также сохранением кадровой документации. Имеются и требования по ведению данной документации, которые предусматривает действующее трудовое законодательство. Составляющая кадровой документации может зависеть от подвергающихся изменениям подзаконных актов, в частности, Министерства труда и социальной защиты.
Во многих учреждениях и организациях, как показывает практика, постановка кадровой документации проводится на низком уровне, из-за чего проведение кадрового документооборота осуществляется при значительных нарушениях установленных законодательством требований.
Сообразно целям, вся система документации по кадрам разделяется на два блока. В первый входят обязательные документы, которые предусматриваются трудовым законодательством. Во второй – факультативные кадровые документы.
Что касается трудовых договоров, то их заключают в письменном виде, при подписях работника и нанимателя. Обязательными пунктами подобных договоров являются условия и оплата труда, устанавливаемые на основании действующих нормативно-правовых актов при непременном соглашении работника и нанимателя.
Поставив оптимальный кадровый документооборот, возможно эффективное решение различных задач. В частности, принятие таких мер – гарантия позитивного исхода проверок государственных контрольно-надзорных органов, а также серьезный шаг в деле формирования положительного имиджа организации. Наряду с этим, подобным образом проходит формализация кадровых процедур (приемы и увольнения , наложения взысканий, привлечение к ответственности материального порядка и пр.).
