Особенности внеофисного хранения документов

Деятельность каждой компании связана с большим объемом документов, многие из которых подлежать обязательному и долгосрочному хранению. Кроме того, в процессе работы бумаг становится все больше и больше, архив разрастается, следить за ним становится все сложнее, поэтому неудивительно, что все больше людей задумываются о том, что передать документы на внеофисное хранение.

Рассмотрим основные особенности, преимущества и недостатки такого способа решения проблемы с архивом.

Что такое внеофисное хранение?

В общих чертах внеофисное архивное хранение дел и документов представляет собой передачу всех бумаг на размещение в профессиональное архивохранилище. При этом проводится архивная обработка дел, они приводятся к соответствию всем требованиям законодательства.

Преимущества внеофисного хранения

К основным плюсам такого способа относятся:

• надежная защита сохранности бумаг — как физической, так и интеллектуальной, архивохранилища оборудованы системами охранной и пожарной сигнализации, современными средствами пожаротушения, которые подходят для бумажных носителей, кроме того, в помещении поддерживается необходимый уровень температуры, влажности и освещенности, а каждый носитель закодирован так, чтобы никто не мог без шифра разобраться, какой компании принадлежит то или иное дело;
• идеальный порядок в бумагах — так как к хранению документы готовят профессиональные архивисты, они правильно обрабатывают все бумаги, а также поддерживают порядок в них впоследствии;
• свободное место в вашем офисе;
• возможность в любое время получить доступ к бумагам, который в тоже время может быть ограничен руководителем компании;
• создание электронного архива;
• возможность пополнять архив и расширять его.

Недостатки внеофисного хранения

Единственным минусом такого способа размещения архива считается то, что за это приходится платить. Но если задуматься об этом чуть дольше, то становится ясно, что в конечно счете вы оказываетесь в плюсе:

• у вас в офисе освобождается место, то есть вы можете либо перестать снимать часть помещения, либо разместиться с большим комфортом;
• вам не нужно платить сотруднику, который будет заниматься архивом;
• вам не потребуется разбираться с ошибками, которые могут допустить непрофессионалы.

Как отмечают многие владельцы компаний, решившие перевести свой архив на внеофисное хранение, стоимость такой услуги полностью оправдана спокойствием, которое испытываешь, зная, что все бумаги в полном порядке и полной безопасности.