В среднем каждым офисным служащим тратится порядка четверти своего рабочего времени на электронную переписку. Тем не менее, невзирая на повсеместность подобного способа ведения дел, многие не задумываются о грамотном использовании электронной почты.
Чем больше приходит и отправляется электронных писем, тем выше вероятность допущения в важных сообщениях постыдных ошибок, которые могут иметь непоправимые профессиональные последствия. Если работа по рассылке писем предстоит большая, то разумным будет привлечение дополнительных ресурсов. К примеру, заказать у специалистов рассылку писем http://vipip.ru/info/avd/letter/ – письма будут доставлены и получателям и оформлены в соответствии со всеми правилами этикета. Рассылая единичные письма, также важно избежать ошибок. Ниже мы привели основные правила этикета электронной переписки.
1. Кратко и четко нужно писать тему письма.
2. Для важных писем используйте только официальный почтовый ящик.
3. Следует дважды подумать перед нажатием клавиши «Ответить всем», поскольку никто не желает читать письма от адресатов, не имеющих ничего общего с ними.
4. Следует использовать формальные обращения, невзирая на близость знакомства с адресатом. В деловой переписке нужно пренебречь неформальными разговорными приветствиями и обращениями типа «Превед медвед» и т.п., оставив подобные выражения за пределами офиса.
5. Правильно используйте восклицательные знаки. Такие знаки препинания в деловой переписке используются лишь в случаях крайней необходимости. Чрезмерное их использование может о вас сложить впечатление, будто вы эмоционально-незрелый человек.
6. Осторожнее с юмором, поскольку вас могут понять неверно, либо посчитать ваш деловой настрой несерьезным.
7. Различные культуры – различные правила, следовательно, легко может возникнуть непонимание на фоне культурных различий. Поэтому, общаясь по работе с представителями различных национальностей, нужно потратить время изучения тонкостей их делового этикета.
8. Постарайтесь отвечать на все письма.
9. Проверяйте все свои сообщения, поскольку любая неграмотность незамеченной не останется, а по этому о вас будет составляться мнение.
10. Дабы избежать ошибки, адрес получателя следует писать в последнюю очередь.
11. Проверяйте адрес, поскольку при вводе из адресной книги ошибиться весьма просто, в особенности, когда контактов много.
12. Используйте лишь классический шрифт.
13. Держите под наблюдением тон своего письма.
14. Не забывайте, что ничто не может навсегда оставаться конфиденциальным.
