Продам дом в д. Камень. Недорого. Хозпостройки, вода, канализация, рядом озеро, лес. 8-044-586-99-45
Телефон горячей линии отдела новостей телеканала «Варяг» 8 (0165) 62-42-85
Аренда помещений под склад (офис) 22 и 42 м.кв. тел.: 8029-650-18-11
Требуется профессиональный видеомонтажер. тел.: 8029-650-18-11
CD диски с программой «Мир Православия», цена 5 руб. тел.: 62-47-48
Продам помещение многофункционального назначения в Пинске по ул. Молодежная, д. 68. или сдам в аренду. Тел. 8029-662-68-14
Частное объявление бегущей строкой на сайте! 3 дня за 2 рубля! Тел. 61-61-61

Статьи

Особенности внеофисного хранения документов

27

Деятельность каждой компании связана с большим объемом документов, многие из которых подлежать обязательному и долгосрочному хранению. Кроме того, в процессе работы бумаг становится все больше и больше, архив разрастается, следить за ним становится все сложнее, поэтому неудивительно, что все больше людей задумываются о том, что передать документы на внеофисное хранение.

Рассмотрим основные особенности, преимущества и недостатки такого способа решения проблемы с архивом.

Что такое внеофисное хранение?

В общих чертах внеофисное архивное хранение дел и документов представляет собой передачу всех бумаг на размещение в профессиональное архивохранилище. При этом проводится архивная обработка дел, они приводятся к соответствию всем требованиям законодательства.

Преимущества внеофисного хранения

К основным плюсам такого способа относятся:

  • надежная защита сохранности бумаг — как физической, так и интеллектуальной, архивохранилища оборудованы системами охранной и пожарной сигнализации, современными средствами пожаротушения, которые подходят для бумажных носителей, кроме того, в помещении поддерживается необходимый уровень температуры, влажности и освещенности, а каждый носитель закодирован так, чтобы никто не мог без шифра разобраться, какой компании принадлежит то или иное дело;
  • идеальный порядок в бумагах — так как к хранению документы готовят профессиональные архивисты, они правильно обрабатывают все бумаги, а также поддерживают порядок в них впоследствии;
  • свободное место в вашем офисе;
  • возможность в любое время получить доступ к бумагам, который в тоже время может быть ограничен руководителем компании;
  • создание электронного архива;
  • возможность пополнять архив и расширять его.

Недостатки внеофисного хранения

Единственным минусом такого способа размещения архива считается то, что за это приходится платить. Но если задуматься об этом чуть дольше, то становится ясно, что в конечно счете вы оказываетесь в плюсе:

  • у вас в офисе освобождается место, то есть вы можете либо перестать снимать часть помещения, либо разместиться с большим комфортом;
  • вам не нужно платить сотруднику, который будет заниматься архивом;
  • вам не потребуется разбираться с ошибками, которые могут допустить непрофессионалы.

Как отмечают многие владельцы компаний, решившие перевести свой архив на внеофисное хранение, стоимость такой услуги полностью оправдана спокойствием, которое испытываешь, зная, что все бумаги в полном порядке и полной безопасности.

Вверх