С развитием информационных технологий и цифровизации бизнес-процессов все больше компаний переходят на использование электронных систем для проведения расчётов и учёта наличных платежей. Двумя распространёнными решениями являются облачная кассовая система и онлайн-касса. В этой статье мы рассмотрим, как эти системы работают и в чем заключаются их отличия.
Общая концепция
И облачная касса, и онлайн-касса представляют собой электронные системы. Используются технологии для фискального учёта и проведения платежей в розничной торговле и услугах. Они заменяют традиционные кассовые аппараты, упрощая процесс продаж и облегчая учёт операций. Основной принцип работы обоих типов кассовых систем состоит в автоматическом регистрировании и хранении информации о продажах, а также в передаче этой информации в налоговые органы для фискального контроля.
Онлайн-касса
Онлайн-касса представляет собой программно-аппаратный комплекс, состоящий из специальной кассовой аппаратуры (фискального регистратора) и программного обеспечения. Кассовая система устанавливается непосредственно на месте осуществления торговой или деятельности в сфере услуг.
В процессе работы онлайн-кассы, все операции продажи регистрируются и хранятся непосредственно в самом устройстве. Данные о продажах и фискальные отчёты могут быть получены прямо с кассового аппарата с помощью специальных отчетов или экспортированы через интерфейс связи.
Облачная касса
Облачная касса, как следует из названия, использует облачные технологии для хранения данных о продажах и учёта платежей. При использовании облачной кассы, данные о продажах передаются в удалённое облачное хранилище через интернет.
Каждая торговая точка, использующая облачную кассу, подключается к облачной инфраструктуре посредством интернета. Вся информация о продажах, включая фискальные данные, хранится на удалённых серверах провайдера облачной кассовой системы.
Отличия между облачной кассой и онлайн-кассой
Главное отличие между облачной кассой и онлайн-кассой заключается в хранении данных. В случае онлайн-кассы, все операции регистрируются и хранятся непосредственно на самом устройстве, требующемся для работы. Облачная касса же передаёт данные в облачное хранилище через интернет. Но есть и другие важные отличия, как в технической части, так и в эксплуатационной.
Доступность и гибкость
Облачная касса позволяет подключаться к системе удалённо из любого места с доступом в Интернет. Это позволяет управлять и контролировать продажи и финансы даже в случае отсутствия физической находки на месте. Онлайн-касса, напротив, требует физической установки и подключения к интернету на месте работы.
Техническое обслуживание
При использовании онлайн-кассы, ответственность за обновление программного обеспечения и техническую поддержку лежит на владельце кассового оборудования. В случае облачной кассы, эти задачи выполняются разработчиками облачной системы. Облачные кассовые системы часто автоматически обновляются и имеют более простой процесс обслуживания.
Системная интеграция и аналитика
Облачные кассовые системы обычно предлагают больше возможностей для интеграции с другими бизнес-системами, такими как учётная система или система управления складом. Они также предоставляют расширенные возможности аналитики и отчётности, которые помогают владельцам бизнеса анализировать данные о продажах, потребительском поведении и эффективности работы.
Соответствие требованиям законодательства
В разных странах могут быть различные требования к использованию кассового оборудования. В некоторых случаях, облачная касса может предоставлять дополнительные инструменты для обеспечения соблюдения фискальных норм и требований налоговых органов. В России, например, с начала 2019 года в соответствии с Федеральным законом “О фискальных накопителях”, все организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие розничную торговлю или предоставление услуг, обязаны устанавливать и использовать онлайн-кассы или облачные кассовые системы для фискального учёта.
Какую систему выбрать – облачную кассу или онлайн-кассу, зависит от конкретных потребностей бизнеса, требований законодательства и предпочтений в использовании технологий.
