Итак, перед вами стоит задача – организовать семинар или конференцию. Для кого-то эта задача может показаться глобальной. Но первое, что вы можете сделать, после того, как решились на этот шаг – не беспокоиться! Волнение тоже отнимает время, а его можно потратить с гораздо большей пользой.
Лучше всего начинать планировать подобное мероприятие за четыре-шесть месяцев до даты. Если же мероприятие масштабное, то на организационные моменты может потребоваться и год. У вас будет миллион вопросов на уме. С чего начать? Как найти подходящих спикеров? Какое место лучше выбрать? Придется учесть все, и даже банальные мелочи. Нужно определить цели, потребности и бюджет, прежде чем приступать к реализации проекта. Но как оптимизировать это мероприятие и предложить участникам уникальный момент? Возможно, отправившись на похожий семинар либо же конференцию?
Правда в том, что даже несмотря на то, что организация конференции является сложной задачей, вы не первый, кто сталкивается с ней. Нет необходимости изобретать велосипед. Все дело в выполнении нескольких конкретных шагов. Шаги расположены не строго в хронологическом порядке. К примеру, вы вполне можете начать контактировать с потенциальными спикерами до того, как найдёте место для проведения встречи. Но шаги, собранные в этом руководстве, дают представление о том, на чём следует сосредоточиться в первую очередь.
Пошаговое руководство
Шаг 1: Определитесь с темой.
Шаг 2: Соберите свою команду.
Шаг 3: Подготовьте бюджет и бизнес-план.
Шаг 4: Найдите спонсоров и гранты (это необязательный шаг).
Шаг 5: Назначьте дату.
Шаг 6: Забронируйте место.
Шаг 7. Организуйте кейтеринг.
Шаг 8: Продумайте сценарий выступлений и сам ход мероприятия.
Шаг 10: Проведите предварительную регистрацию участников.
Шаг 11: Создайте пиар-компанию мероприятия.
Шаг 12: Продумайте все детали встречи: от гардероба, презентационных наборов до прощания с гостями.
Шаг 13: Проведите конференцию!
Шаг 14: Да, ещё нужно немного потрудиться. Вы должны связаться со всеми вовлеченными людьми: вашей командой, спикерами, волонтерами, поставщиками и, конечно же, с посетителями. Вы хотите следить по двум основным причинам: сказать «Спасибо!» и собрать отзывы. Это прекрасная возможность услышать, что люди думают о конференции и что можно сделать лучше в будущем.
Подробнее о том, как провести конференцию, семинар, безнес-встречи или курсы, организовать мероприятие на самом высоком уровне, читайте на сайте компании РЕИНФО.
