Апостилем называют документ, заполненный по международно-признанной форме, единой для всех стран, принявших этот стандарт. Порядок заверения апостиля установлен нормами Гаагской Конвенции, принятой 5 октября 1961 года.
Выглядит апостиль документов как штамп, на котором чётко обозначены страна, выдавшая документ, организация, проставившая апостиль, организация, которая выдала апостиль и полная календарная дата проставления штампа.
Действительным апостиль считается на территории тех стран, которые подписали и входят число стран Гаагской Конвенции, на территориях других стран апостиль действительным не будет. Для тех стран, которые не являются членами Гаагской Конвенции, принята процедура его легализации в консульстве.
Гаагская Конвенция определяет внешний вид апостиля, как квадрата со стороной не менее 90 мм. Образец штампа приложен к тексту конвенции.
Реквизиты, которые в обязательном порядке должны быть указаны на апостиле:
- полное название государства, выдавшего апостиль;
- фамилия ответственного лица, удостоверившего подписью документ;
- должность того лица, которое проставило подпись на документе;
- название учреждения, чья печать или штамп были проставлены на документе, требующем апостиля;
- полное и верное название города, где был поставлен апостиль;
- полная дата проставления;
- название органа власти, который проставил апостиль;
- порядковый номер апостиля;
- печать или штамп того учреждения, которое поставило апостиль;
- подпись должностного лица и указание должности проставившего апостиль.
Язык составления апостиля должен быть либо французским, либо английским, это официальные языки Гаагской конвенции. Также текст приводится на языке того государства, орган власти которого проставил апостиль.
Практически никогда не используется правило двух языков Конвенции, а применяется национальный язык для написания текста и один из двух языков Конвенции. Но апостиля заголовок в обязательном порядке должен содержать определение на французском языке : «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)».
Гаагская Конвенция определяет, что апостиль может быть проставлен не только на самом документе, разрешается его наличие на отдельном листе, который скреплен с основным документом.
Конвенция относит к компетенции государств способ проставления апостиля. Использоваться может штамп из специальной резины, печать из сургуча, различного цвета ленты, приклеиваемые к листу, стикер с клеящим слоем и другие способы.
Если апостиль проставляется на отдельном листе, способ скрепления с основным документом тоже может быть разным – допускается использование скрепок, клея, специальных колец и т.д.
Практически все государства, проставляющие апостиль, соблюдают требования Конвенции о его прямоугольной форме. Несоблюдение Конвенции иногда могут привести к печальному случаю непризнания документа, заверенного в одном государстве, органами власти другого государства.
Электронный документооборот всё шире проникает в делопроизводство. Сейчас тестируется система электронного апостиля в Европе (Андорра, Болгария, Бельгия, Испания), США (Канзас, Род-Айленд), Латинской Америке (Колумбия), Новой Зеландии, Грузии, Молдавии.
